Objetivos Gerais:

1 - Aplicar metodologias de classificação para organizar a informação de uma entidade produtora de documentos.
2 - Identificar e utilizar os principais instrumentos de gestão de documentos, como planos de classificação, regulamentos de arquivo e relatórios de documentação acumulada.
3 - Interpretar e aplicar a Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação pública (CLAV) a casos práticos.
4 - Executar os procedimentos técnicos de transferência de documentação para arquivo intermédio e de preparação para a eliminação.
5 - Propor soluções para a gestão de documentos eletrónicos correntes.

Conteúdos / Programa:

1 - Definição de Arquivo/ Documento
1.1 - Significados da palavra Arquivo.
1.2 - Características dos Documentos de Arquivo.
1.3 - Unidades de Arquivo/ Unidades de instalação.
2 - O Sistema de Gestão de Documentos
2.1 - Conceito, objetivos e benefícios de um programa de gestão de documentos.
2.2 - Quadro normativo europeu, nacional e regional para a gestão de documentos.
2.3 - Fases de implementação: diagnóstico, análise funcional e de processos e desenho do sistema.
3 - Funções do Arquivo: Classificação e Avaliação Documental da teoria à prática.
3.1 - A função da classificação. Os planos de classificação para documentos analógicos e digitais.
3.2 - Registo, tramitação e controlo de documentos. Organização de documentos físicos e digitais.
3.3 - Procedimentos de transferência de documentação.
3.4 - A função de avaliação e de seleção. Os regulamentos de arquivo, os relatórios de documentação acumulada.
3.5 - O processo formal de eliminação: propostas, pareceres e o auto de eliminação.
4 - A CLAV, a Lista Consolidada (LC) e a sua Aplicação na RAM
4.1 - A Plataforma CLAV como instrumento de classificação e avaliação para a administração pública.
4.2 - Estrutura e interpretação da LC: processos de negócios, dono e participante, prazos e destinos finais.
4.3 - Tabelas de equivalência entre processos de negócio e séries documentais.
4.4 - Exercícios práticos de aplicação da LC a processos administrativos comuns.

Bibliografia / Fontes de Informação:

R. António , 2010 , Desafios profissionais da gestão documental , Edições Colibri
F. Barbedo , 2019 , Recomendações para a produção de planos de preservação digital , DGLAB
F. Barros , 2004 , O Arquivo Regional da Madeira e a coordenação do sistema regional de Arquivos , Publicações BAD
DGARQ , 2007 , Tabela de seleção das funções-meio ,
DGLAB , 2016 , Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA): documento metodológico ,
DGLAB , 2019 , ORIENTAÇÕES PARA A APLICAÇÃO DE TABELA DE SELEÇÃO DERIVADA DA LISTA CONSOLIDADA, 2019 ,
M. Ferreira , 2006 , Introdução à preservação digital , Escola de Engenharia da Universidade do Minho
M. J. Fidalgo e P. C. Ucha , 2006 , Projecto da Tabela das "Funções-Meio" , Publicações BAD
A. Lourenço et al. , 2018 , Transformação digital: novas políticas e procedimentos para a classificação e a avaliação da informação , Publicações BAD
A. Lourenço , 2010 , Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação , DGARQ
A. Lourenço, C. Henriques, P. Penteado , 2011 , Novos modelos de gestão da informação arquivística na Administração Pública: A Macroestrutura Funcional (MEF) , Instituto Nacional de Administração

Métodos e Critérios de Avaliação:

Tipo de Classificação: Quantitativa (0-20)

Metodologia de Avaliação:
A avaliação da unidade curricular assenta num modelo diversificado que assegura a verificação progressiva das competências previstas. Os testes (40%) permitem aferir a compreensão dos conteúdos teóricos e a capacidade de interpretar e aplicar princípios fundamentais da gestão de arquivos correntes e intermédios. A componente de compreensão e expressão escrita (40%), desenvolvida através de trabalhos individuais ou de grupo, avalia a aplicação prática de metodologias de classificação, avaliação, transferência e eliminação documental. A compreensão e expressão oral (20%) verifica a aptidão para comunicar procedimentos técnicos, justificar decisões e apresentar soluções operacionais no âmbito da gestão documental. Em conjunto, estes métodos garantem uma avaliação equilibrada e alinhada com os objetivos da UC.